Nota korygująca – co to jest i jak ją wystawić?

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to specjalny dokument w polskim systemie podatkowym, umożliwiający wprowadzenie poprawek do otrzymanej faktury. Jest to narzędzie dające nabywcy towaru lub usługi możliwość skorygowania błędów formalnych w fakturze, bez konieczności wystawiania nowej faktury przez sprzedawcę.

Warto podkreślić, że nota korygująca ma ograniczone zastosowanie. Nie można jej użyć do zmiany kluczowych informacji, takich jak:

• ilość dostarczonych towarów
• zakres wykonanych usług
• ceny towaru
• kwoty podatku

Służy ona głównie do poprawiania danych identyfikacyjnych i formalnych.

Definicja i cel noty korygującej

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi w celu sprostowania błędów w otrzymanej fakturze. Jej głównym zadaniem jest umożliwienie korekty danych bez konieczności angażowania sprzedawcy w wystawienie nowej faktury. Jest to szczególnie przydatne w przypadku drobnych pomyłek, które nie wpływają na rozliczenie podatku VAT.

Cel noty korygującej jest prosty – zapewnienie zgodności dokumentacji z rzeczywistym stanem transakcji. Dzięki temu dokumentowi możesz szybko i sprawnie poprawić takie elementy jak:

• błędnie wpisany adres
• numer NIP
• data sprzedaży

Pamiętaj: Wystawienie noty korygującej wymaga akceptacji wystawcy faktury, co zazwyczaj odbywa się poprzez podpis sprzedawcy.

Kiedy należy wystawić notę korygującą?

Notę korygującą wystawiasz w sytuacjach, gdy zauważysz błędy formalne w otrzymanej fakturze. Typowe przypadki, w których powinieneś sięgnąć po ten dokument, to:

• Literówki w imionach, nazwiskach lub nazwach firm
• Pomyłki w adresie
• Błędny numer NIP
• Nieprawidłowy numer lub data wystawienia faktury
• Błędnie podany termin lub sposób płatności

Ważne: Nota korygująca nie służy do korygowania błędów merytorycznych, takich jak nieprawidłowe ceny, ilości towarów czy stawki podatku. W takich przypadkach to sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą.

Warto również wiedzieć, że zgodnie z obecnymi przepisami, Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości wystawiania not korygujących do faktury ustrukturyzowanej.

Jak wystawić notę korygującą?

Wystawienie noty korygującej to proces, który wymaga dokładności i znajomości przepisów. Jako nabywca towaru lub usługi, masz prawo wystawić notę korygującą, gdy zauważysz błędy formalne w otrzymanej fakturze. Pamiętaj jednak, że ten dokument służy wyłącznie do poprawy danych identyfikacyjnych i formalnych, nie zaś do zmiany istotnych informacji dotyczących transakcji.

Kluczowy element procesu: Uzyskanie akceptacji wystawcy faktury. Bez tego potwierdzenia, nota korygująca nie będzie ważna.

Warto też pamiętać, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, proces wystawiania not korygujących może wyglądać nieco inaczej.

Krok po kroku: proces wystawiania noty korygującej

Oto jak krok po kroku wystawić notę korygującą:

1. Zidentyfikuj błąd – Upewnij się, że dane na fakturze rzeczywiście zawierają pomyłkę i że nota korygująca jest odpowiednim sposobem jej naprawy.
2. Przygotuj dokument – Możesz skorzystać z systemu księgowego lub gotowych szablonów dostępnych online.
3. Wypełnij wymagane pola – Wpisz wszystkie niezbędne informacje, w tym dane z oryginalnej faktury oraz poprawne dane.
4. Sprawdź poprawność – Dokładnie zweryfikuj, czy wszystkie informacje w nocie są prawidłowe.
5. Wyślij do akceptacji – Prześlij notę do wystawcy faktury w celu uzyskania akceptacji.
6. Zachowaj dokumentację – Po otrzymaniu akceptacji, zachowaj notę korygującą wraz z oryginalną fakturą.

Pamiętaj, że sposób akceptacji noty korygującej zależy od ustaleń między stronami – może to być podpis na dokumencie, potwierdzenie mailowe lub inna forma uzgodniona z kontrahentem.

Wymagane informacje w nocie korygującej

Nota korygująca musi zawierać określone elementy, aby była ważna i spełniała wymogi prawne. Oto lista niezbędnych informacji:

• Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” na górze dokumentu
• Numer kolejny oraz data wystawienia noty
• Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług
• Adresy podatnika i nabywcy
• Numery identyfikacji podatkowej (NIP) obu stron
• Dane z pierwotnej faktury, której dotyczy korekta
• Treść korygowanej informacji (błędna)
• Treść prawidłowa (poprawiona)

Uwaga: Zwróć szczególną uwagę na dokładność i kompletność tych informacji. Prawidłowo wypełniona nota korygująca nie tylko ułatwi procesy księgowe, ale też zapewni zgodność z przepisami podatkowymi.

Przepisy i regulacje dotyczące not korygujących

Przepisy dotyczące not korygujących stanowią ważny element polskiego prawa podatkowego. Warto zaznaczyć, że regulacje te nie kolidują z zasadami wystawiania faktur korygujących. Oznacza to, że wystawienie noty korygującej nie zwalnia podatnika z obowiązku przestrzegania przepisów dotyczących faktur korygujących, które są regulowane oddzielnymi aktami prawnymi.

Kluczowe zasady:

• Nota korygująca służy wyłącznie do poprawy błędów formalnych w fakturze
• Nie wpływa na kwoty podatkowe czy istotne elementy transakcji
• Przepisy jasno określają, w jakich sytuacjach można zastosować notę korygującą, a kiedy konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę

Przepisy podatkowe dotyczące not korygujących

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nota korygująca nie zmienia treści faktury w sposób wpływający na rozliczenia podatkowe. Jednak jej wystawienie lub otrzymanie wymaga odpowiedniego ujęcia w dokumentacji księgowej, w tym w pliku JPK_V7.

Ważna informacja: Jeśli nota korygująca i faktura zostały wystawione w tym samym okresie rozliczeniowym, można je ująć w jednym poprawnym zapisie, co znacznie upraszcza proces księgowy.

Ważną zmianą w przepisach jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 lipca 2024 roku system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Co istotne, w KSeF nie będzie możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych za pomocą not korygujących. Jedyną formą korekty będzie wystawienie faktury korygującej, co znacząco wpłynie na dotychczasowe praktyki księgowe.

Rola Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucyjne zmiany w obszarze fakturowania i korygowania dokumentów księgowych. System ten ma na celu usprawnienie procesów księgowych i zwiększenie kontroli nad obiegiem faktur.

Kluczowe zmiany wprowadzane przez KSeF:

• Eliminacja możliwości stosowania not korygujących do faktur ustrukturyzowanych
• Konieczność wystawiania faktur korygujących przez sprzedawcę zamiast not korygujących
• Potencjalne wydłużenie procesu korekty błędów
• Zwiększenie precyzji i jednolitości dokumentacji księgowej

Warto już teraz przygotować się na te zmiany, aktualizując procedury wewnętrzne i szkoląc personel odpowiedzialny za księgowość.