Dlaczego warto sprawdzić czy firma istnieje?
Weryfikacja istnienia firmy przed nawiązaniem współpracy to kluczowy krok w minimalizowaniu ryzyka biznesowego. Sprawdzenie potencjalnego kontrahenta pozwala uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek i potencjalnych strat finansowych.
Główne korzyści z weryfikacji kontrahenta:
- Upewnienie się, że mamy do czynienia z legalnie działającym przedsiębiorstwem
- Uniknięcie współpracy z firmami-widmo lub podmiotami próbującymi oszukać
- Zabezpieczenie się przed potencjalnymi stratami finansowymi
Minimalizowanie ryzyka finansowego
Weryfikacja kontrahenta pozwala ocenić wypłacalność firmy i ryzyko jej upadłości. Jest to szczególnie istotne w przypadku:
- Długoterminowych umów
- Przedpłat
- Współpracy z deweloperami – uniknięcie utraty zaliczek na mieszkanie
- Zakupu wycieczek – zabezpieczenie przed upadkiem biura podróży
Odpowiedzialność podatkowa
Sprawdzenie statusu podatkowego firmy ma kluczowe znaczenie dla partnerów biznesowych. Współpraca z firmą mającą problemy z urzędem skarbowym może prowadzić do komplikacji prawnych i finansowych.
Ważne: W niektórych przypadkach możemy ponosić odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe naszego kontrahenta, szczególnie w transakcjach związanych z podatkiem VAT.
Główne rejestry publiczne do weryfikacji firm
W Polsce istnieje kilka kluczowych rejestrów publicznych umożliwiających weryfikację istnienia i statusu firm:
| Nazwa rejestru | Zastosowanie |
|---|---|
| CEIDG | Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne |
| KRS | Spółki prawa handlowego |
| REGON | Wszystkie podmioty gospodarcze |
| Biała lista podatników VAT | Status podatkowy firm |
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
CEIDG to kluczowe narzędzie do weryfikacji jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych w Polsce. Rejestr ten zawiera:
- Imię i nazwisko przedsiębiorcy
- Numer NIP i REGON
- Adres wykonywania działalności gospodarczej
- Datę rozpoczęcia działalności
- Informacje o zawieszeniu lub zakończeniu działalności
Zaleta: Szybkie i bezpłatne sprawdzenie statusu firmy online.
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
KRS to podstawowe źródło informacji o spółkach prawa handlowego. Zawiera:
- Podstawowe dane o firmie
- Szczegółowe informacje o strukturze właścicielskiej
- Dane o zarządzie
- Informacje o kapitale zakładowym
- Dane o ewentualnych postępowaniach upadłościowych, likwidacyjnych czy restrukturyzacyjnych
Uwaga: Dostęp do podstawowych informacji w KRS jest bezpłatny i możliwy online.
Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)
REGON to narzędzie służące do celów statystycznych i identyfikacyjnych. W rejestrze tym można sprawdzić:
- Formę prawną przedsiębiorstwa
- Datę rozpoczęcia działalności
- Rodzaj przeważającej działalności według PKD
Pamiętaj: Numer REGON jest często wymagany przy transakcjach biznesowych, dlatego jego weryfikacja może być istotnym elementem sprawdzania wiarygodności kontrahenta.
Dodatkowe źródła informacji o firmach
Oprócz podstawowych rejestrów publicznych, warto korzystać z dodatkowych źródeł informacji o firmach:
- Wykaz podatników VAT
- System VIES
- Rejestr Dłużników Niewypłacalnych
Korzystanie z tych narzędzi pozwala na głębszą analizę statusu firmy, jej kondycji finansowej oraz zgodności z przepisami podatkowymi.
Wykaz podatników VAT
Wykaz podatników VAT, znany jako „biała lista”, to narzędzie uruchomione przez Ministerstwo Finansów 1 września 2019 roku. Umożliwia ono:
- Sprawdzenie, czy dana firma jest aktywnym podatnikiem VAT
- Weryfikację numerów rachunków bankowych firm
- Uniknięcie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta
Ważne: Korzystanie z białej listy jest szczególnie istotne przy transakcjach podlegających podatkowi VAT.
